Comment choisir son logiciel de billetterie ?

En tant que musée, château ou lieu de visites, choisir son système de billetterie n'est pas une mince affaire. C'est une décision stratégique qui aura un impact indéniable sur le fonctionnement de votre établissement, sur l'organisation de vos équipes, sur la visibilité de votre billetterie en ligne et sur l'exploitation des statistiques qui en découleront.

Dans un établissement culturel, le logiciel de billetterie est l'outil transversal qui se doit d'assurer la continuité entre les services. C'est l'outil central sur lequel chaque collaborateur doit pouvoir se reposer. 

1 - Un outil métier conçu pour un métier unique

L'erreur principale qui est faite lors d'un projet d'installation de billetterie muséographique est de penser que tous les systèmes de billetterie culturels sont adaptés à tous les lieux culturels. Chaque métier possède pourtant ses propres concepts et un vocabulaire associé, et la législation est spécifique pour chacune de ces spécialités. 

Ainsi, si une McLaren semble adaptée à une course sur circuit, elle ne serait sûrement pas notre premier choix pour une traversée du désert. Pour une application, c'est pareil. Chaque logiciel est spécialisé pour un secteur d'activité et peut donc difficilement s'adapter à une spécialité différente. Un logiciel de billetterie non spécialisé dans la muséographie pourrait donc s'avérer, au quotidien, contreproductif dans l'exploitation de votre établissement. 

Pour un musée ou un château, afin de tirer profit au maximum de votre système de billetterie, il est nécessaire de s'équiper d'un système de billetterie dédié aux lieux de visites.

Ainsi, vous êtes sûr d'y trouver les outils dont vous avez besoin pour éviter une gymnastique chronophage qui vous obligerait à vous adapter au logiciel, plutôt que d'utiliser le logiciel adapté à vos besoins.

Comme le dit l'adage "pour bien faire son travail, il faut d'abord avoir les bons outils".

2 - Les besoins fonctionnels 

Une fois que vous avez déterminé la liste des prestataires de billetterie en mesure de vous proposer un logiciel métier pour votre secteur d'activité, il est nécessaire de déterminer lequels seront les plus à même de répondre à vos besoins.

Pour choisir son logiciel, il est donc nécessaire, au préalable, de savoir quels sont vos besoins et ceux de vos équipes. Le mieux c'est de préparer avec chaque service une liste exhaustive de leurs attentes vis à vis de votre nouveau logiciel de billetterie. 

Vous pouvez également faire appel à un consultant spécialisé en billetterie muséographique pour réaliser un audit de vos besoins.

Une fois la liste de vos besoins établie, prenez alors contact avec les différents éditeurs de logiciels de billetterie retenus pour confronter vos besoins au système qu'ils vous proposent.

N'hésitez pas à poser toutes vos questions à votre interlocuteur afin de sortir de l'entretien avec une idée claire et précise de l'adéquation du système proposé avec vos besoins.

3 - L'accompagnement est aussi important que le logiciel 

La billetterie muséographique est un métier spécifique, pour lequel vous aurez toujours de nombreuses questions et malheureusement les réponses ne se trouveront jamais dans votre logiciel.

Il est donc nécessaire de s'assurer que votre éditeur de billetterie propose un service client qui vous accompagnera au quotidien et prendra le temps de répondre à toutes vos interrogations.

Commencez à vérifier la disponibilité des prestataires dès votre premier entretien commercial. N'hésitez pas à interroger la personne qui vous recevra et voyez déjà si le courant passe. Si après cet entretien, vous n'avez pas les réponses à vos questions, essayez d'en apprendre davantage. N'hésitez pas à interroger les clients de la société pour vérifier la disponibilité du service client et les moyens déployés pour vous accompagner au quotidien.

Votre éditeur de billetterie doit être bien plus qu'un simple marchand de logiciels. Il se doit non seulement de vous mettre à disposition les outils qui vous permettront de piloter simplement votre établissement, mais également d'accompagner vos équipes dans la réalisation de vos objectifs.

 4 - Validez le coût du projet

Une fois que vous avez déterminé les applications de billetterie qui répondent le mieux à vos besoins, il est essentiel de vérifier que le coût de leur installation rentre bien dans votre budget.

Il faut savoir que dans un projet d'informatisation de billetterie, il y a tout d'abord des coûts initiaux d'investissement, liés à la mise en place du logiciel. Ces coûts varient fortement d'un éditeur de billetterie à l'autre. Selon les prestataires retenus, vous pouvez trouver certains des éléments suivants : audit, acquisition des licences, installation technique, formation, acquisition du matériel, développement spécifique.

Une fois le système de billetterie installé, afin de bénéficier des mises à jour du logiciel de billettique et du service d'assistance, une redevance annuelle vous sera facturée.

L'installation de votre système de billetterie impacte donc votre budget d'investissement et votre budget de fonctionnement. La répartition de votre budget disponible risque donc très certainement d'orienter votre choix vers un prestataire en particulier.

Néanmoins, le prix ne doit pas être le critère décisif dans le choix de votre application de billetterie. En effet, si un logiciel répond mieux à vos attentes, prenez le temps d'échanger avec le prestataire et expliquez-lui les raisons pour lesquelles vous préférez son système de billetterie et voyez avec lui de quelle manière il peut adapter son offre pour répondre à vos contraintes budgétaires. 

Afin de limiter l'impact sur vos budgets d'investissement, certains éditeurs, comme le système de billetterie Diptick, proposent des licences en leasing, sans aucun coût d'acquisition. Une redevance annuelle de fonctionnement vous permettra de bénéficier de votre système de billetterie, de ses mises à jour et du service client pour vous accompagner au quotidien.

Le système de billetterie est un élément central dans la gestion d'un musée, d'un château et de tous les lieux de visites.

Trouver le logiciel qui corresponde à vos besoins et à ceux de vos équipes est donc capital pour le fonctionnement de votre établissement. 

Cette étape mérite toute votre attention.

Pour faire le bon choix, n'hésitez pas à rencontrer les prestataires de billetterie et voir si leur système de billettique correspond bien à vos besoins. Renseignez-vous auprès d'autres musées, sur le logiciel de billetterie qu'ils utilisent, sur leur prestataire et sur leur satisfaction. Avant de faire votre choix, assurez-vous de la bonne disponibilité du prestataire et de l'accompagnement qu'il peut vous apporter. Si l'offre du prestataire que vous voulez ne s'accorde pas avec votre budget, n'hésitez pas à lui en faire part afin de trouver une solution qui vous permettra d'utiliser le logiciel de billetterie que vous aurez choisi.

Pour commencer votre recherche, prenez directement contact avec nous pour vérifier de quelle manière le système de billetterie Diptick correspond bien à vos besoins.